Als je een uitnodigingsbrief met code hebt ontvangen, kun je toegang krijgen tot je dossier via carenzorgt.nl. Je maakt op Carenzorgt.nl een account aan. Binnen dit account kun je nu verschillende zorgorganisaties, zorgmedewerkers en mantelzorgers uitnodigen. Met de code in de uitnodigingsbrief krijg je toegang tot je dossier van Ypse. Je kunt die informatie ook delen met andere zorgaanbieders of mantelzorgers. Jij bepaalt wie je toegang geeft tot welke gegevens. Bespreek dit met je behandelaar, deze kan je helpen de juiste keuzes te maken. 

Meer weten over Caren? Klik dan hier

Folder voor cliënten

Folder voor Mantelzorgers

Instructie starten met Caren

Voor vragen over Caren kun je terecht bij de helpdesk van Caren. Deze vind je op de beginpagina van Caren onder de knop 'Hulp nodig?' Of als je ingelogd bent onder de link naar veelgestelde vragen. 

Uitgebreide informatie vind je op de supportsite van Caren: https://support.carenzorgt.nl/  

Er worden personalia en verzekeringsgegevens (voor kinderen en sommige volwassenen gegevens van de gemeente) vastgelegd, maar ook gegevens over contacten die je hebt met zorgverleners van Ypse/Reinier van Arkel en verblijfsdagen. Gegevens die tot jou als cliënt herleidbaar zijn worden zonder duidelijke toestemming niet aan organisaties of personen ter beschikking gesteld.
Wel worden enkele gegevens verstrekt aan de instanties die de behandeling of begeleiding betalen, zoals je ziektekostenverzekeraar of de gemeente (als het gaat om hulp in het kader van de Jeugdwet of de Wmo). 

Het hangt van de leeftijd van het kind af of ouders het dossier van hun kind mogen inzien. Ouders van kinderen onder de 12 jaar mogen het dossier van hun kind inzien. Tot deze leeftijd hebben kinderen geen zelfstandig recht op inzage. Is het kind tussen de 12 en 16 jaar, dan kunnen de ouders en het kind het dossier inzien. Jongeren vanaf 16 jaar hebben dezelfde rechten als volwassenen. 

Een behandelaar mag ouders inzage weigeren als hij meent dat dit in het belang van het kind is. Ook als een kind wil dat zijn ouders geen inzagerecht hebben in zijn dossier en de behandelaar vindt dat het kind in staat is daarover te kunnen beslissen, kan de behandelaar de ouders inzage weigeren. 

Dat kan. Je kunt in principe kosteloos een kopie krijgen van je medisch dossier. Er bestaan situaties waarin wij in alle redelijkheid wel kosten in rekening mogen brengen of je verzoek om een kopie mogen weigeren. Dat is bijvoorbeeld aan de orde wanneer je om meer dan één kopie van alle gegevens vraagt.  

In het dossier wordt een aantekening gemaakt dat je een kopie hebt ontvangen. Als je nog in behandeling bent dan kun je een verzoek indienen bij je behandelaar. Ben je niet meer in behandeling vul dan het onderstaande aanvraagformulier in, onderteken het en stuur het (vergezeld van een kopie van paspoort of ID waarbij u het BSN afschermt of doorhaalt) naar het Bureau Geneesheer Directeur. 

Mocht je een afschrift van (een deel van) je patiëntendossier willen, dan kun je dit schriftelijk aanvragen.   

Vul het aanvraagformulier hier in (voor volwassenen vanaf 16 jaar) in, vergeet niet je handtekening te plaatsen. 

Vul het aanvraagformulier hier in (voor kinderen tot 16 jaar) in, vergeet niet je handtekening te plaatsen. 

Stuur het ingevulde formulier of een schriftelijk verzoek met een kopie van een geldig legitimatiebewijs per post naar:  

Reinier van Arkel 
T.a.v. Bureau Geneesheer-directeur 
Postbus 70058 
5201 DZ ‘s-Hertogenbosch 

Het verzoek wordt vervolgens zo snel mogelijk in behandeling genomen. 

De toegang tot de gegevens in het elektronisch cliëntendossier (ECD) is gekoppeld aan de zorgverleners met wie je een behandelrelatie hebt. Zij worden geautoriseerd om in je dossier te kijken en te werken. Iedere zorgverlener heeft een geheimhoudingsplicht. Ook medewerkers die toezicht houden, bijvoorbeeld op de toepassing van de Wet verplichte ggz, of die verplichte controles doen, kunnen in het dossier kijken. 

Het dossier is beveiligd met wachtwoorden. Op die manier kunnen zorgverleners alleen toegang krijgen tot de informatie waarvoor zij bevoegd zijn. Bij Reinier van Arkel wordt gewerkt in multidisciplinaire teams. Dat betekent dat de zorgverleners, die deel uitmaken van het team waar je in zorg bent, toegang hebben tot je dossier. Zo weten de zorgverleners meteen wat er aan de hand is en kunnen ze mogelijke veranderingen meteen doorgeven. Er zijn ook medewerkers in de directe ondersteuning van de behandelteams die toegang hebben tot het dossier en daar alleen voor hun functie gebruik van maken. 

Als een verzoek om een beoordeling in het kader van de Wet verplichte ggz (Wvggz) (of andere wetgeving) wordt gedaan, moet een onafhankelijke beoordelaar – met beroepsgeheim en werkend voor Reinier van Arkel – inzage kunnen hebben in documenten die aan de Wvggz zijn gerelateerd. Dit zijn bijvoorbeeld het behandelplan, beslissingsbrieven inzake nood, dwang en vrijheidsbeperking, second opinion gericht op Wvggz en/of beschikkingen van de rechtbank. 

Om een goede beoordeling te kunnen doen, wordt inzage beschouwd als een uit de Wvggz voortvloeiende voorwaarde. Je behandelaar of degene die de beoordeling uitvoert zal ook aangeven welke documenten hij/zij heeft bestudeerd. 

Je kunt op elk moment het eigen dossier bekijken in Carenzorgt.  

Als je een afspraak maakt met een van je behandelaren of verpleegkundigen kunnen zij vragen beantwoorden. Op verzoek kun je ook een kopie krijgen van het dossier of een gedeelte hiervan. 

Gegevens van en over anderen mag je niet inzien. Dit kunnen gegevens zijn van een naaste met wie je behandelaar heeft gesproken. 

Ben je niet meer in behandeling? Stuur dan een schriftelijk en ondertekend verzoek naar het Bureau Geneesheer Directeur. 

Termijn van inzage
Een verzoek wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, beantwoord. 

Ja, als je vindt dat gegevens feitelijk onjuist in je dossier staan kun je de behandelaar vragen deze te aan te passen. 

Ben je het niet eens met de visie van je behandelaar? Dan kun je jouw commentaar in het dossier laten opnemen. 

Als inzage in dossiergegevens door andere organisaties of personen gewenst is, dan is daarvoor jouw (schriftelijke) toestemming nodig. Inzage wordt toegestaan als sprake is van een zogenaamde doelbinding (de noodzaak om voor het uitvoeren van een bepaalde taak gegevens in te zien). 

Wij adviseren om vooraf gericht toestemming aan vrager en verstrekker te geven, voor het verstrekken van informatie over je uit het dossier, en de te verstrekken informatie in te zien voor verzending. Je huisarts krijgt meestal een brief wanneer je in behandeling komt en een ontslagbrief wanneer je behandeling afgesloten is. Door toezichthouders en partijen die betrokken zijn bij het ontwikkelen en in stand houden van het ECD als systeem kan inzage in het dossier onder autorisatie van Reinier van Arkel plaatsvinden. Het gaat dan om algemene gegevens en niet om je individuele gegevens. 

Sommige mensen kunnen niet goed voor hun eigen belangen zorgen. De rechter kan dan een curator, mentor of bewindvoerder benoemen. 

Curator en mentor
De curator neemt alle verantwoordelijkheid over. De mentor treedt namens jou op bij beslissingen over behandeling. Zowel curator als mentor kunnen inzage in het medisch dossier krijgen. 

Bewindvoerder
Als je niet in staat bent om te zorgen voor je materiële zaken (bijvoorbeeld geldzaken), dan kan de rechter een bewindvoerder benoemen. Deze is alleen bevoegd om over materiële zaken te beslissen, níet over de behandeling. Een bewindvoerder mag het medisch dossier niet inzien. 

De privacy van een cliënt wordt ook na zijn dood beschermd. Daarom hebben nabestaanden eigenlijk geen recht op inzage in het dossier. Tenzij dat door de overledene duidelijk is benoemd. 

Als instelling voor geestelijke gezondheidszorg hebben wij ons te houden aan de voor ons geldende wet- en regelgeving.  Het beroepsgeheim is in de gezondheidszorg een groot goed dat ook na overlijden bescherming verdient. Daarom heeft de wetgever duidelijk bepaald in welke gevallen dit beroepsgeheim doorbroken mag worden en aan nabestaanden inzage mag worden gegeven in het dossier van een overleden cliënt. 

Dit is alleen in de volgende situaties toegestaan:  

• als de cliënt hier bij leven al toestemming voor heeft gegeven  
• als sprake is geweest van een incident in de zin van een medische fout  
• als er een ander zwaarwegend belang is. Bij dit laatste moet gedacht worden aan bijvoorbeeld de vraag of iemand wilsbekwaam was toen hij belangrijke beslissingen nam. 

Het recht op inzage is een hoogstpersoonlijk recht, en het beroepsgeheim van de arts eindigt dus niet bij het overlijden van de patiënt. 

Een verzoek om het dossier van een overleden partner of familielid in te zien of te laten vernietigen kan daarom niet zomaar worden ingewilligd. Mocht je deze wens toch hebben, dan kun je dit verzoek voorzien van argumenten – per mail of per brief – voorleggen aan het Bureau Geneesheer-directeur. Deze overweegt dan of er gronden zijn om van de regelgeving af te wijken. 

Ja, je hebt het recht om voor het einde van de wettelijke bewaartermijn (delen van) je dossier te laten vernietigen. Voordat het dossier wordt vernietigd vragen we je een verklaring te ondertekenen waaruit blijkt dat je het besluit tot vernietiging vrijwillig en bewust van alle consequenties hebt genomen. 

Er kunnen redenen zijn om een verzoek tot vernietiging te weigeren. Voor dossiers van mensen die opgenomen zijn in het kader van de Wet verplichte ggz geldt dat een dossier niet eerder dan na twintig jaar na het aflopen van de laatste maatregel mag worden vernietigd. 

Ook kan het dossier niet vernietigd worden als de genoten zorg nog niet is betaald door zorgverzekeraar, gemeente of een andere instantie. 

Als je nog in behandeling bent, kun je het dossier niet laten vernietigen, dat kan pas als je niet meer in behandeling bent bij Reinier van Arkel. 

Termijn van vernietigen 
Aan een verzoek tot vernietiging van een dossier wordt binnen drie maanden gehoor gegeven. Je krijgt bericht als het dossier vernietigd is. 

Download hier het aanvraagformulier vernietiging dossier 

De wettelijke bewaartermijn van het dossier is 20 jaar. Of langer als dat nodig is voor een goede hulpverlening. Ypse start de bewaartermijn op het moment dat je behandeling of begeleiding bij ons is afgesloten. De bewaartermijn voor dossiers van minderjarigen begint als de cliënt de meerderjarigheidsgrens (18 jaar) bereikt. 

De Wet verplichte ggz (Wvggz) bepaalt dat het dossier na het einde van de laatste Wvggz-maatregel 20 jaar moet worden bewaard. Deze gegevens mogen niet eerder vernietigd worden, zelfs niet op verzoek. Deze termijn kan worden verlengd als dat voor een goed zorgverlenerschap nodig is. 

Gegevens die gaan over de betaling van de zorg moeten minimaal 7 jaar bewaard worden. 

Recht op informatie 
Je zorgverlener moet je begrijpelijke informatie geven over je gezondheid. Je krijgt ook informatie over bijvoorbeeld het doel, de duur en het gewenste resultaat van de zorg. Wil je niet alles weten? Vertel dat dan aan je zorgverlener, zodat hij daar rekening mee kan houden.  

Instemming met de zorg (samen beslissen) 
De zorgverlener mag je alleen zorg geven als je het ermee eens bent. Je maakt samen met de zorgverlener afspraken over de invulling van je zorg. Dit heet Samen beslissen. 

Recht op geheimhouding 
Voor artsen, gezondheidspsychologen, verpleegkundigen en een aantal andere zorgverleners geldt het medisch beroepsgeheim. Ook andere zorgverleners hebben meestal een geheimhoudingsplicht op grond van hun beroepscode. Zorginstellingen zijn verplicht om je gezondheidsgegevens te beschermen.  

Inzage in het dossier 
Je hebt het recht om je dossier in te zien. Dit recht geldt voor volwassenen en voor jongeren vanaf 12 jaar. Je zorgverlener hoeft niet het hele dossier te geven. Je krijgt de gegevens te zien die over jou gaan. Zorgverleners hoeven hun persoonlijke aantekeningen niet te laten zien. 

Vertegenwoordiging bij wilsonbekwaamheid 
Heeft een arts je wilsonbekwaam verklaard voor bepaalde beslissingen over jouw zorg? Dan moeten je zorgverleners met je wettelijk vertegenwoordiger overleggen over je zorg.  

Klachtrecht 
Ben je niet tevreden over de zorg of de behandeling in een zorginstelling? Bespreek dat dan met je zorgverleners. Als je er samen niet uitkomt, kun je een klacht indienen.  

Medezeggenschap 
Als cliënt of patiënt van een zorginstelling kun je meepraten over het beleid van je instelling. Dit kan via de cliëntenraad. Meer informatie vind je op Rijksoverheid.nl. 

Uw plichten in de zorg
Je bent verplicht om de zorgverlener goed, eerlijk en volledig op de hoogte stellen van jouw problematiek. 

Als cliënt van Ypse heb je bepaalde rechten. Die rechten staan beschreven in de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) en in de Wet verplichte ggz (Wvggz). De WGBO omvat de algemene patiëntenrechten en de Wvggz de rechten (en de beperkingen daarvan) als je gedwongen bent opgenomen.

Hulpverleningsrelatie
Wanneer je contact hebt met een hulpverlener, ontstaat een hulpverleningsrelatie, die gebonden is aan regels. De hulpverlener belooft een ‘goed hulpverlener’ te zijn en zorgvuldig met informatie om te gaan. De patiënt belooft de hulpverlener zo goed mogelijk te informeren en zich in te spannen de gemaakte afspraken na te komen.

Als je verhinderd bent voor een geplande afspraak met een van onze behandelaren, is het wenselijk dat je dit zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 24 uur van tevoren, aan ons doorgeeft. Dit geldt voor werkdagen. Op deze manier kunnen we de vrijgekomen tijd beter blijven besteden aan de zorg voor onze cliënten. 

Voor te laat of niet-afgezegde afspraken kunnen wij €60 in rekening brengen. Deze kosten worden niet vergoed door je zorgverzekeraar. Deze kosten kun je niet declareren bij je zorgverzekeraar. Bij afwezigheid van het secretariaat kun je het antwoordapparaat inspreken of een mail sturen naar info@ypse.nl. Ook kun je via het berichtenportaal in Minddistrict je behandelaar informeren. 

Het betrekken van een partner, familielid of een goede vriend (je steunsysteem) bij de behandeling kan je helpen te herstellen of terugval te voorkomen. Wij nodigen je uit om je steunsysteem bij de behandeling te betrekken. Bij het vaststellen van je behandelplan bespreken we de manier waarop je jouw steunsysteem wilt betrekken. Uiteraard is je naaste van harte welkom tijdens het intakegesprek.

Naar aanleiding van het eerste gesprek maak je samen met de hulpverlener een behandelplan. In het behandelplan spreken jullie samen af welk traject wordt ingezet en wat de behandeldoelen zijn, op welke wijze je hieraan werkt en hoelang dat kan gaan duren.

Het eerste gesprek is een intakegesprek bij een van onze psychologen of verpleegkundig specialisten. Tijdens dit gesprek kijk je samen met de hulpverlener of je hulpvraag aansluit bij het aanbod van Ypse. Als het aanbod niet aansluit bij je hulpvraag, kijken we samen naar andere mogelijkheden. Voordat je het eerste gesprek hebt, vul je thuis via Questmanager een ROM-vragenlijst in. De uitkomsten hiervan helpen de behandelaren bij het inschatten van de juiste behandeling.

Neem voor het eerste gesprek altijd een geldig legitimatiebewijs mee. Ook kinderen moeten zich kunnen legitimeren. Hiervoor mag de bijschrijving van een kind in het paspoort van de ouder gebruikt worden. De ouder moet dan wel meekomen naar het consult. 

Het eerste gesprek is een onderdeel van de behandeling. Als je na het eerste gesprek besluit de behandeling niet te vervolgen, wordt een onvolledig behandeltraject in rekening gebracht bij je zorgverzekeraar.